Empresa: Banco Ciudad de Buenos Aires
Resumen Ejecutivo
Por que la eligió?
Trabajo allí desde el 2005 tengo amplio conocimiento de los sistemas tecnológicos que se utilizan. El banco posee distintos departamentos vinculados a través de herramientas informáticas que tienen mucho potencial a desarrollar.
Tipo de empresa : Banca Pública.
Rubro: Prestación de servicios financieros.
Domicilio: Florida 302
Localidad: CABA
CP: 1005
EmaiL: servicioalcliente@bancociudad.com.ar
Te: 43298600
Titular:
El Banco de la Ciudad de Buenos Aires es banco oficial de la Ciudad, su agente financiero e instrumento de política crediticia, para lo cual tiene plena autonomía de gestión. La conducción de los organismos que conformen el sistema financiero se integra a propuesta del Poder Ejecutivo con acuerdo de la Legislatura, que debe prestarse por mayoría absoluta. Posee presidente, vicepresidente, cuatro directores, un sindico y un gerente general.
Facturación Anual: 10.506.634 miles.
Cantidad de empleados: 3000 empleados aprox.(variación +/- 200)
Sector o circuito o proceso a relevar.
El banco cuenta con diversos circuitos informáticos y se encuentra en la continua implementación de nuevas tecnologías y actualizaciones. Enfocándome en la utilización del Peoplesoft para finanzas, en el área contable, se requiere ajustes y modificaciones en los circuitos de información interna entre las distintas dependencias contables y las coordinaciones de compras, de pagos, los usuarios contratantes internos y los proveedores externos. Falta desarrollar cuestiones que faciliten estas relaciones y agilicen el circuito de contrataciones y pagos a través de la herramienta.
RELEVAMIENTO
Circuito
de contratación de proveedores de contrataciones directas sin
licitación mediante
El
proveedor en cuestión presenta la factura en la dependencia contable
correspondiente luego de realizado o durante el servicio ( oficina
contratante del servicio) esta dependencia genera un memo de
contratación directa el cual es autorizado por el máximo
responsable del área. A la empresa/profesional se le solicita
documentación respaldatoria (DDJJ y papeles específicos), se hace
una fotocopia de todo y se archiva, se escanea y se carga en el
aplicativo Peoplesoft finanzas, el original se envía al sector de
Compras (contrataciones) para su archivo.
En
compras, luego de chequear la documentación del proveedor, se
aprueba la contratación por el responsable del sector y se emite una
Orden de compra. El proveedor deberá retirar personalmente la misma
para continuar el circuito de pago (demora de 30 días max.)
Una
vez retirada en original se notifica a la dependencia contratante
para que emita el Conforme de Pago y se le envía copia de la OC, el
cual es autorizado nuevamente por el máximo responsable. Nuevamente
se realiza fotocopia que se archiva, se escanea y se sube al sistema
de recepciones del Sector de Pagos, Contabilidad (Peoplesoft Finanzas
otra sección), una vez revisado por el área, se efectúa el pago
del servicio según medio de pago informado por el proveedor (demora
de 45 días aprox.) el área contratante no posee comprobantes de
pagos, se archiva en Pagos.
Problemas
que surgen:
En
Compras, hasta que el proveedor no presenta la documentación
completa no se analiza la contratación.
Una
vez emitida la Orden de Compra y hasta que el proveedor la retira, el
sector contratante no sabe si la orden fue emitida o no para ser
retirada. El contratante se notifica después, esto produce demoras.
En
Pagos, no notifica si hay errores o falta de documentación
automáticamente, sino que el área debe consultar si se efectuó el
pago en el tiempo estimado, si hubiese errores u omisiones se demora
considerablemente el pago ya que el sector contratante debe
contactarse con el proveedor y solucionar el inconveniente.
Una
vez efectuado el pago al proveedor y siendo notificado directamente,
el sector contratante no es notificado sobre el resultado.
El
contratante debe comunicarse con el sector de pagos para consultar o
con el proveedor para confirmar.
Referencias
1 El proveedor
elabora la factura y los documentos adicionales necesarios
2 Los presenta en la
dependecia contratante (vía email o fisica)
3 La dependecia
recibe la documentación
4 Controla y opera,
valida la información
5 Se efectua un
archivo transitorio.
6 Se envía vía
fisica y vía sistema la documentación al sector de Compras
contrataciones directas
7 Compras controla y
opera
8 Se efectua una
orden de compra que se envía al proveedor
9 El proveedor
recibe la información
10 Compras demora el
proceso, queda en espera.
11 Se le notifica a
la dependencia contratante del estado de la contratación, donde se
analiza y se controla.
12 Se realiza nuevo
archivo transitorio
13 El proveedor opera
sobre la OC y se comunica con el sector de compra de la aceptación.
14 El sector de
compras opera sobre la misma y la controla.
15 La misma se
archiva definitivamente.
16 Se notifica a la
dependencia contratante enviandole copia de la orden de compra.
17 Se notifica al
sector de pagos enviandole la orden de compra y la documentación del
proveedor.
18 Pagos demora el
proceso, queda en espera.
19 La dependencia
controla la nueva documentación interna y opera con más
documentación para pagos.
20 La dependencia
realiza nuevo documento con documentación y conforme de pago.
21 El sector de pagos
analiza la documentación adicional y opera la efectivización del
pago
22 Queda demorada
hasta programación de pago.
23 Se lleva a cabo
el pago.
24 Se archiva
permanentemente.
25 Se le notifica al
proveedor sobre el pago realizado.
26 El proveedor se
encarga de confirmar el pago a la dependencia contratante.
27 La dependencia
contratante archiva permanentemente toda la documentación.
CRITERIO DE OPTIMIZACIÓN
POR REFERENCIAS
Optimización
7.5
Es necesario informar a la dependencia contratante sobre el proceso
de la emisión de la orden de compra para acelerar el proceso ante
cualquier inconveniente.
13
Se demora demasiado en este proceso por cuestiones operativas del
sector de compras, es necesario optimizar el sistema mediante el
aplicativo peoplesoft finanzas compras. Se estiman 30 días para las
emisiones de ordenes de compra pero al al existir un inconveniente
puede tardar meses. Por eso es necesario notificar ala dependencia
contratante para intervenir en la solución de problemas que puedan
surgir.
15
Debería eliminarse ya que la notificación sobre la emisión de la
orden de compra al proveedor, es paso innecesario, genera demoras,
debería manejarse internamente con la documentación presentada y
luego enviar la documentación completa con la notificación del
pago. (emisión del pago)
22
La demora que se producen en pagos esta al limite, se estiman 30 días
para abonar, en la actualidad se encuentra a 60 días. También por
falta de comunicación con la dependencia contratante para solucionar
inconvenientes como faltas de datos o problemas en Afip.
24.5
El sector de pagos debe informar a la dependencia contratante sobre
la emisión del pago, esto no se lleva a cabo. De esta manera se
eliminaría la información por parte del proveedor sobre la
efectivización del pago. Y se ahorrarían tiempos para mejroar la
productividad.
Nota:
El Banco Ciudad se encuentra implementando más funciones sobre
el aplicativo Peoplesoft finanzas para mejorar los circuitos de
contrataciones y pagos, y para que la comunicación sea más fluida
entre las áreas, mediante notificaciones automáticas. También se
implementa paso a paso informatizar todos los documentos para no
archivar en papel. En proceso.
