ERP Enterprise Resource Planning (Process)

El término ERP es el acrónimo de “Enterprise Resources Planning” y su traducción al castellano es “Planificación de recursos empresariales”. También es conocido como “Sistema empresarial”, “Sistema integral de empresa “o “Sistema integrado de gestión”, si bien es cierto que este tipo de sistemas comúnmente se denominan mediante sus siglas en inglés, es decir sistemas ERP. Diferentes autores han dado sus propias definiciones para el término ERP, en las que se puede observar cómo han evolucionado estos sistemas, y el concepto que de ellos se ha tenido, que ha pasado de considerarlos como un simple software para registrar transacciones, hasta un sistema clave y estratégico para la gestión de las empresas.   

Los sistemas de gestión ERP surgieron con el objetivo de facilitar un sistema que cubriera todas las áreas funcionales de una empresa de forma integrada: finanzas, producción, compras, ventas, recursos humanos, etc. Hasta la presentación en el mercado de estos sistemas ERP, se solía utilizar un software independiente para cada departamento, dando lugar a múltiples problemas derivados de la dispersión de datos y formatos, que dificultaban la integración de la información: la típica situación de “islas de información” que no se podían interconectar. 

El ERP es un paquete de software que permite administrar todos los procesos operativos de una empresa, integrando varias funciones de gestión en un único sistema; en otras palabras, representa la “columna vertebral” de una empresa.  

El ERP se define según dos principios básicos:  

* Aplicaciones informáticas como módulos independientes, pero perfectamente compatibles en una única base de datos común.  

* El uso de un motor de flujos de trabajo debe permitir definir todas las tareas de un proceso y gestionar su aplicación en todos los módulos del sistema.  

En general, se comparten algunas características que son esenciales para que un sistema sea considerado un ERP:  

· Software. Evidentemente, cuando se habla de un ERP, se está hablando de un software, una aplicación informática.  

· Integrado. El software debe integrar los diferentes procesos de la organización, a través de una única Base de Datos y un dato único. Al decir los diferentes procesos de la empresa, se deben incluir todos los procesos básicos de una empresa, como son la contabilidad y finanzas, la gestión del producción, almacén, compras, ventas, recursos humanos, marketing, etc.   

· Modular. El software debe ser modular, para que pueda ser considerado un ERP. Es decir, debe tener módulos, que pueden o no ser activados en función de la necesidad de la organización que lo vaya a utilizar. Los módulos suelen coincidir con áreas o funciones de las organizaciones, y nivel de gestión dentro de ello. Por ejemplo, los sistemas ERP suelen tener módulos como el módulo de RRHH, módulo de Producción, de Gestión de Almacenes, de contabilidad, de Gestión de Costes, o el Módulo de Gestión de activos fijos, por poner algunos ejemplo. Cada empresa, según sus necesidades, activa los módulos que pueda necesitar, que pueden ser diferentes.   

Standard. Un sistema ERP debe ser un sistema estándar, no un programa que se desarrolla y programa en cada ocasión que se implanta. Evidentemente, es configurable (como veremos más adelante) pero es un sistema Standard que se instala, y se configura. No se desarrolla cada vez, sino que es un software comercial (aunque pueda ser software libre).  

· Proceso de negocio. Un sistema ERP está basado en procesos de negocio, y no en actividades particulares, por ejemplo, de cada departamento. Estos procesos de negocio que proponen los ERP, y que por tanto pueden gestionar, están basados en las mejores prácticas de muchos sectores. Por ello, los ERP pueden ser utilizados en todo tipo de empresas.   

Configurable. También debe ser Adaptable a las necesidades particulares del negocio de cada organización, lo que se conoce normalmente como “configuración” o “parametrización” del sistema. Estas opciones de configuración permiten que un mismo sistema, un mismo SW estándar, pueda trabajar de muchas formas diferentes. Por ejemplo, con un criterio FIFO o LIFO en la valoración de artículos, o con capacidad finita o infinita en la planificación de los recursos productivos, o con un inventario controlado por ubicaciones (y su nivel de detalle) y/o por Nº de lote, etc.  

* Especializados. Un ERP especializado, brinda soluciones existentes en áreas de gran complejidad y bajo una estructura de constante evolución. Estas áreas suelen ser, el verdadero problema de las empresas, además de contener todas las áreas transversales. Trabajar bajo ERP especializados es el paso lógico de las empresas que requieren soluciones reales a sus verdaderas necesidades. Un ERP genérico sólo ofrece un bajo porcentaje de efectividad basado en respuestas generalistas, que requieren ampliaciones funcionales.  

Otras características destacadas de los sistemas ERP son: 

Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones. En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingeniería de procesos, aunque no siempre es necesario.  

Qué es un ERP y qué no es un ERP 

Muchas veces el concepto de ERP no se entiende demasiado bien, y se confunde un software, o una aplicación que gestiona algún área de la empresa (o toda una empresa) con un ERP. En algunas ocasiones (la mayoría) esto sucede por desconocimiento. Sin embargo, en otras, sucede por querer darle una importancia mayor a un sistema, a una aplicación que no llega a tener la entidad de un ERP, por lo general con fines comerciales. 

Alcance de un ERP  

Un paquete de software de gestión integrada permite construir un sistema de información homogéneo sobre una base única. De este modo cubre un amplio ámbito de gestión:  

Gestión de compras. Gestión de ventas  

Gestión contable: contabilidad de clientes, de proveedores, activos, personal..  

Control de gestión. Gestión de la producción (planificación, etc.)  

Gestión de stocks (logística)  

Así pues, un ERP se compone de varios módulos que corresponden a cada una de las áreas de gestión y garantiza la unicidad de la información que contiene, porque solo hay una única base de datos lógica  

DIFERENCIAS  

Los sistemas de información son actualmente uno de los factores clave en el desarrollo y competitividad de la empresa. Dentro de los sistemas de información, los ERP son posiblemente los sistemas que mayor impacto tienen en la gestión de las empresas. En su continua evolución, una de las nuevas tendencias en el desarrollo de ERP, es la del software libre o Free Software.  

Cabe destacar que la diferencia más grande que existe entre los ERP de software propietario y los de software libre reside precisamente en sus parámetros legales, ya que mientras que para utilizar un software propietario se debe abonar ciertas licencias y adquirir por la vía legal la herramienta informática, en el caso del software libre se evitan los impuestos de licencias para uso.  

A pesar del gran desarrollo que se ha producido en los últimos años en el campo del software libre para la gestión empresarial, existen aún muchas compañías que prefieren utilizar software propietario, basados en la creencia de que una herramienta libre de gravámenes legales no puede estar a la altura del software propietario.

Sin embargo, quienes han utilizado las diversas herramientas informáticas ofrecidas por el mundo del software libre para el campo de la gestión empresarial, saben por experiencia que los ERP de software libre no sólo están a la altura del software propietario, sino que además superan con creces sus posibilidades.

Una de las características fundamentales en las que radica lo anteriormente mencionado tiene que ver con las tecnologías utilizadas por ambos tipos de software.

Actualizaciones
En general, en los últimos años los ERP de software propietario se han estancado en relación a la tecnología implementada, incluso hasta convertirse en una herramienta antigua y obsoleta para las necesidades del mercado actual.
Por el contrario, los ERP de software libre son permanentemente actualizados en base a dar respuesta a las necesidades cambiantes del mercado y de las empresas, y utilizan las tecnologías de última generación, gracias a haber sido diseñados de manera moderna, permitiendo así su evolución constante.

Orientaciones
La mayoría del software propietario, de compañías tales como Microsoft, SAP y otras, ofrecen un producto apto para grandes empresas, sin brindar la posibilidad de incorporar herramientas informáticas en las Pymes, debido a que el software propietario suele ser complejo sin posibilidades de reducir sus capacidades de acuerdo a las necesidades de cada organización.

Por el contrario, en el mercado del software ERP para pequeñas y medias empresas, desde hace años se encuentran liderando los sistemas ERP de software libre, gracias a las infinitas posibilidades de personalización que ofrecen, cualquiera sea el tamaño y las necesidades de cada organización.
Este descuido de las compañías de software propietario en el campo de las Pymes se ha producido porque han considerado que en brindar servicios para las pequeñas empresas no está el negocio, cuando en realidad sucede todo lo contrario.
En cambio, los desarrolladores de ERP de software libre han sabido sacar provecho de esta oportunidad, sabiendo que en todas las Pymes, al igual que en las grandes empresas, se requiere de sistemas complejos para afrontar el competitivo mercado actual.

Soporte
Otra de las grandes ventajas que poseen los ERP de software libre en comparación a los de software propietario es, sin lugar a dudas, el gran nivel de soporte que posee ya que son desarrollados por comunidades de programadores que mejoran los productos constantemente.
En la actualidad, los ERP de software libre más utilizados son AbanQ, OpenERP y OpenXpertya, entre otros. Puedes encontrar información referente a ellos en el artículo relacionado a la temática.
Independientemente de si finalmente seleccionaremos un ERP de software libre o propietario para la gestión empresarial de nuestra compañía, cabe destacar que ante la elección de un ERP se deben evaluar una serie de objetivos a cumplir con la implementación de este tipo de sistema.  

	Software Propietario	Software Libre	SaaS
Coste de adquisición	Malo	Bueno	Medio
Rapidez de despliegue	Medio	Medio	Bueno
Coste de mantenimiento	Medio/Malo	Medio	Bueno
Capacidad Personalización	Medio	Bueno	Malo

Como podemos observar, el software propietario es claramente perdedor en cuestión de precios, tiene un tiempo de despliegue normal, un coste de mantenimiento medio o malo y algo limitada la capacidad de personalización. El software libre destaca en los aspectos de coste e independencia para el personalizar la aplicación. Por su lado, el software como servicio se comporta también bien en los costes y desde luego en la despreocupación de la empresa respecto a cualquier aspecto técnico que se relacione con él. El inconveniente es que la capacidad de personalización de un SaaS es prácticamente nula. 

CONCLUSIONES 

El presente trabajo tiene como objetivo identificar y definir los principales factores que diferencian los FSw ERP de los ERP propietarios. Para ello, inicialmente se ha realizado una breve revisión de la evolución histórica de los sistemas de información para la gestión de empresa, y se ha explicado brevemente lo que es el software libre y su filosofía. Tras ello, se han definido los FSw ERP y los principales factores que los diferencian frente a los ERP propietarios. Estos principales factores diferenciales se pueden resumir en cinco, como son el coste, la adaptabilidad y capacidad de desarrollo, la dependencia del proveedor, la modularidad y la calidad. Cada uno de ellos diferencia de una u otra forma los FSw ERP de los ERP propietarios. Se puede concluir, tras el trabajo realizado, que el coste es menor en el caso del FSw ERP, así como la dependencia del proveedor de software, mientras que la facilidad de adaptación, la modularidad y la calidad del software son mayores en el FSw ERP, respecto al ERP propietario. Evidentemente, estas conclusiones no son taxativas, y deberán tenerse en cuenta los diferentes factores identificados en el artículo para emitir un juicio en cada caso concreto que desee analizarse. Las reflexiones que se presentan en este trabajo en cuanto a los factores que diferencian los ERP propietarios y los FSw ERP,son de interés tanto para los desarrolladores de ERP propietarios, como para las PYMES, ya que muestran que hay otras razones, aparte de los costes, para decidir la implantación de un FSw ERP o uno propietario. Sin embargo, es importante destacar que en este trabajo tan solo se pretende identificar y explicar las diferencias entre estos dos tipos de sistema, sin entrar a discutir cuál de ellos y bajo qué criterios y/o circunstancias, puede ser más conveniente uno u otro.  

Esta es una cuestión que puede abordarse en otros trabajos futuros. Así, tras este trabajo, surgen diferentes líneas de investigación futuras en este mismo campo, entre las que se pueden destacar: a) el análisis detallado de los beneficios del FSw en la gestión de empresas y sus implicaciones en el caso particular de los ERP, b) el estudio de las ventajas y desventajas de los FSw ERP y los ERP propietarios en diferentes casos y en base a diferentes criterios, c) el estudio de mercado de los FSw ERP actuales, su implantación y comparativas entre ellos, así como con los ERP propietarios más característicos y d) un análisis comparativo entre una muestra de empresas usuarias de FSw ERP y ERP propietarios en el caso de nuestro país, España, y en comparación con la situación de otros países.  

Matriz comparativa

Criterios de Comparación	Sap/R3	People Soft	Openbravo
Descripción funcionalidades	Sistema para Gestión y Planificación de Recursos Empresariales. Integra los procesos de Negocios a través de modulos SAP "All in One" se encuentra divido en varios módulos y estos a su vez en submódulos que, juntos, permiten el control y registro completo de las operaciones de cualquier empresa	Diseñado para hacer frente a las necesidades de negocio más complejos.  Ofrece soluciones empresariales e industriales completas, permitiendo a las organizaciones incrementar la productividad, acelerar el rendimiento del negocio, y proporcionar un menor costo de propiedad. Reúne 59 aplicaciones e-Business capaces de generar una perfecta integración entre empleados, clientes y proveedores	Usando Openbravo, Organizaciones ERP pueden automatizar y registrar los procesos de negocio más comunes. Interfaz web verde a través de la cual los usuarios pueden mantener los datos de la empresa en un navegador web en su PC. También puede crear y exportar informes y datos a varios formatos, tales como PDF y Microsoft Excel.
Costos	Licencias desde USD 1400,00 a USD 2650,00 Costos a medida. Inversión estimada: entre 9000 dls. Y 55000 dls.	http://www.oracle.com/us/corporate/pricing/peoplesoft-price-list-070612.pdf Costos a medida.	Sin costo en versión normal.
Características Módulos	Contabilidad financiera (FICO) Recursos humanos o gestión de personal (HR) Gestión de materiales (MM) Ventas y distribución (SD) Gestión de producción (PP) Lógicamente hay muchos más, gestión de lotes, análisis de rentabilidad, promociones, más personalizados.	Administración de capital humano.  Financial Management. Supplier Relationship Management.  Enterprise Services Automation.Supply Chain Management. PeopleTools – Herramientas y tecnología.Soporte Técnico, Ventas y Marketing,  Servicio en Campo, Calidad y HelpDesk. Y variados submódulos.	Ventas, Compras, Fabricación, Proyectos, Finanzas, MRP y más. Numerosas extensiones funcionales comerciales en la Openbravo Exchange versión Professional Subscription de Openbravo ERP. herramientas integradas de administración, herramienta no técnica de actualizaciones y mejoras.
Compañía Proveedor	German corporation SAP AG (ahora SAP SE) Consultoras.Presea, Softtek. SAP Andina y del Caribe.	Oracle PeopleSoft Enterprise.  California EEUU. Latinoamerica.	Openbravo: Oficina central Pamplona, España
Requerimiento de Hard	Sistemas operativos: HP-UX,AIX, Citrix. GNU/Linux - Sólo la versión comercial de Red Hat. Open VMS. MPE/iX. Windows Server. Windows 95. Windows 98. Windows NT. IBM OS/400. IBM S/390. MACINTOSH. OS/2. CPU Intel Pentium III a 500 Mhz. HDD 30 GB. RAM 512 MB. CD ROM. NIC tarjeta de Ethernet compatible con Intel	No requiere código en el cliente  (solo navegador)	se puede emplear cualquier servidor, siempre que se garantice la conexión óptima de los usuarios (clientes) a los servicios. Por tanto, el servidor debe tener una infraestructura de red óptima para soportar la carga de usuarios. Memoria disponible en el disco duro.

  

El ERP a elegir esta relacionado a las necesidades del negocio e información que la empresa necesite. El tamaño de la empresa es muy importante.El erp SAP es unos de los más utilizado por las grandes empresas, luego el Peoplesoft tambié, muchas PYMES invierten en buenos ERPs, el Openbravo es usado por pequeñas empresas.El Sap. por lo tanto, es el mas integrador ya que puede ser utilizado para unir las unidades de negocio de las grandes corporaciones, es el mas recomendado. En mi experiencia he trabajasdo con el Peoplesoft en versión Finanzas y Recursos Humanos siendo muy práctico.